L’import d’un document CSV au sein d’AtoM peut s’avérer complexe ; il serait pourtant dommage de se priver d’un tel outil puisqu’une fois maitrisé il permet d’importer de larges quantités de données de manière simple et efficace.
L’import de fichier CSV dans AtoM : quelques notions de base
D’abord il est important de réaliser qu’en important des notices dans AtoM, vous acceptez de respecter leurs différents champs et intitulés. C’est à dire que si vos notices disposent d’un champ ‘Réalisateur’ ou ‘Techniciens’ elles n’apparaîtront pas dans AtoM. De cette constatation découle le premier travail à effectuer avant d’importer un fichier CSV, le mapping.
Il s’agit de faire correspondre vos champs avec ceux d’AtoM. Afin de faciliter ce travail, AtoM met à notre disposition une page d’explication ainsi qu’un template que l’on peut utiliser afin de réaliser cet exercice. Le template peut être téléchargé via ce lien : Isad Archival Description CSV template. Ce template qui nous sert de trame pour l’import à venir est déjà au format CSV, ce qui m’amène à une seconde question : qu’est-ce que le format CSV ?
Son nom signifie Comma Separated Values : c’est à dire la séparation des valeurs par des virgules. Un document CSV est donc un fichier texte, que l’on peut présenter dans un tableau : la première ligne constitue les différentes colonnes, les suivantes représentent le contenu de celles-ci. Il peut être ouvert dans un tableur ou dans un simple logiciel de traitement de texte.
Le format CSV repose donc sur un concept relativement simple qui peut s’avérer compliqué à gérer, notamment pour les aspects de l’encodage, et du séparateur pris en compte.
Une ouverture dans un tableur sans sélection du séparateur donnera un amas d’informations illisibles, comme ci-dessous :
Ouverture sans sélection du séparateur
A l’inverse, une fois les options correctement sélectionnées sur le tableur on obtient ceci :
Options sélectionnées dans le tableur
Donc afin de remplir les deux pré-requis, le mapping et l’encodage, il est nécessaire de passer par un tableur. Bien qu’il soit possible de choisir l’encodage sous Excel, le logiciel Open-office offre cette possibilité dès l’ouverture du document, ainsi que la sélection des séparateurs (dans notre cas il s’agit donc de la virgule). Dans l’objectif d’importer un fichier CSV sur AtoM, il est fortement conseillé d’utiliser l’UTF-8 (comme montré ci-dessous).
Encodage en UTF-8
Récapitulatif
Voilà donc les étapes nécessaires pour la constitution d’un document CSV prêt à être importer :
- Ouvrir le template fourni par AtoM via Open-office
- Sélectionner un encodage en UTF-8, et un séparateur par la virgule
- Copier vos contenus dans les colonnes qui correspondent (étape du mapping)
- Enregistrer ce document au format CSV
Une fois le fichier CSV correctement constitué il ne devrait plus y avoir de problème lors de l’import.