Si Colas n’est pas le groupe le plus connu en terme de notoriété, cette société est pourtant un leader mondial dans le domaine de la construction des infrastructures de transport et joue un rôle majeur dans nos mobilités quotidiennes : route, rail, matériaux de construction. Pour répondre à ses besoins de communication interne et externe, le groupe doit ainsi produire, chaque année, des milliers de photos, de vidéos ou de magazines.
La dimension internationale du groupe l’amène à produire également ces assets en de multiples langues pour répondre aux exigences de ces différents marchés mais aussi pour alimenter son réseau d’outils : Intranet, Réseaux sociaux, GED, etc. Face à cette masse de médias produits quotidiennement, le groupe Colas a souhaité rationaliser ce flux en réalisant une refonte de ses outils photothèque / vidéothèque afin de se doter d’un Digital Asset Management. Pour l’aider dans cette tâche, le groupe Colas a ainsi confié à Limonade & Co une mission d’assistance à maitrise d’ouvrage que nous vous proposons de découvrir.
1- Un levier pour accompagner le changement
Décider d’un changement d’un outil est relativement simple sur le papier mais plus difficile à réaliser surtout lorsque l’on évoque un projet DAM. Non seulement il convient de surmonter la peur de l’inconnu, “est-on en capacité de répondre aux différentes exigences techniques et documentaires ?”, mais aussi de trouver les mots et les méthodes afin de vaincre la résistance inhérente à tout changement. Pour contourner ces peurs, l’assistance à maîtrise d’ouvrage est une solution sécurisante. Elle offre d’une part une garantie de s’entourer de ressources clés maîtrisant les tenants et aboutissants d’un point de vue technique, et d’autre part elle prépare le changement bien en amont de la sortie de l’outil, en impliquant le plus possible les collaborateurs de la structure tout au long du processus. Dans le cadre du projet Colas, le rôle de Limonade & Co ne s’est donc pas limité à une simple expertise métier, il a également consisté à sécuriser l’ensemble des acteurs d’un point de vue émotionnel et organisationnel. A l’instar d’un père ou d’une mère qui accompagne son enfant lors de l’abandon des petites roulettes de son vélo, l’AMOA permet donc d’atténuer cette peur de tomber de sa terrible monture.
2- Exigences métiers
Qu’il s’agisse d’une première implémentation ou d’une refonte, un projet de Digital Asset Management requiert de mobiliser un nombre de jours/hommes très important. De la définition des besoins, jusqu’à la mise en ligne de l’outil, le temps nécessaire pour cette réalisation peut en effet varier de 3 mois à plus d’une année. En fonction des phases du projet, le taux d’occupation d’une ressource peut atteindre 100% de son temps. Cette mobilisation apparaît donc comme peu compatible avec les contraintes métiers de la plupart des chargé-e-s de projet interne. En faisant appel à une AMOA, le groupe Colas a ainsi pu garantir une continuité d’activité, notamment en matière de production éditoriale, tout en menant de front la mise en oeuvre de son projet DAM.
3- Exigences documentaires
L’Intelligence Artificielle est en constante progression et sera bientôt une réalité. Mais pour l’heure, la modélisation des données et la définition des outils, pour garantir la bonne gestion quotidienne des médias, nécessitent toujours une part importante d’ingénierie documentaire réalisée par un-e documentaliste. En effet, s’il est désormais facile pour une IA de différencier un homme, d’une femme allongée sur une plage, la technologie atteint ses limites lorsqu’il s’agit de conceptualiser le socle documentaire permettant, en particulier, de décrire un collaborateur Colas Rail en train d’intervenir sur une ligne aérienne de contact. La définition de ce cadre documentaire est donc l’affaire d’une ressource au profil spécifique qui est généralement absente des trombinoscopes des entreprises. Aussi, l’externalisation de cette ressource apparaît comme une solution simple est efficace pour la réalisation de cette mission. Dans le cadre du projet Colas cette phase a ainsi été réalisée par Limonade & Co et la structure Ling & Doc.
4- Exigences techniques
L’une des principales valeurs ajoutées de l’AMOA est de prendre à son compte le traitement de divers points techniques : SSO, noms de domaines, redirections, référencement et autres problématiques d’encodages. Outre cette expertise, l’intervention d’une AMOA peut-être considéré comme un facilitateur dans les échanges entre l’éditeur du logiciel et le SI de l’entreprise. En effet, si la culture du DAM progresse en entreprise, celle-ci reste encore nébuleux pour beaucoup et requiert d’être expliqué pour bien s’intégrer aux différents outils métiers existants.
5- Les missions
Le périmètre d’intervention d’une AMOA dans le cadre du déploiement d’un DAM est très variable, allant de la définition des besoins jusqu’à la recette de l’outil. Pour le projet du groupe Colas, Limonade & Co est intervenu sur les points suivants :
- Choix du prestataire
- Suivi et gestion de projet
- Stratégie documentaire
- Définition des outils documentaires
- Reprise des données
- Recette
- Définition de la gouvernance